Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der nationalen Datenschutzgesetze sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Auf dieser Website finden Sie die folgenden Datenschutzinformationen nach Art. 13 ff. DSGVO. 

 

I. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten 

 Bei Fragen zum Datenschutz erreichen sie unseren Datenschutzbeauftragten unter den folgenden Kontaktdaten: 

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH 

Hohenzollernring 54 

50672 Köln 

E-Mail: mail@kinast.eu 

 

II. Informationen nach Art. 13 ff. DSGVO für Gäste und Geschäftspartner 

  Die folgenden Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitungsprozesse in Motel One, Lancaster Gate Hotel und The Cloud One Hotels bei der Erbringung vertraglich geschuldeter Leistungen gegenüber Gästen und Geschäftspartnern. 

  

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Ihr jeweiliger Vertragspartner. 

  

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

2.1. Vertragserfüllung 

Motel One, Lancaster Gate Hotel und The Cloud One Hotels erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten zur Abwicklung einer bestehenden geschäftlichen Beziehung mit Ihnen einschließlich der hierzu erforderlichen Kommunikation, insbesondere zur Erbringung vertraglich geschuldeter Leistungen, der Abwicklung des Zahlungsverkehrs und des Rechnungswesens. Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient, die auf Anfrage erfolgen. 

  

2.2. Berechtigte Interessen 

Ferner verarbeitet der Verantwortliche personenbezogene Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies zur Wahrung eigener berechtigter Interessen oder eines Dritten erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Dies gilt insbesondere bei der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, zu Zwecken der Unternehmenssteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke. 

  

2.3. Einwilligung 

Darüber hinaus verarbeitet der Verantwortliche personenbezogene Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Vertragspartner die Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt haben. Die freiwillig erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. 

  

2.4. Gesetzliche Verpflichtung 

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO kann sich aus uns treffenden gesetzlichen Vorschriften wie z.B. den Steuergesetzen, dem Meldegesetz und sonstigen öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen ergeben. 

  

3. Herkunft der Daten 

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel von Ihnen oder Vertragspartnern, Dienstleistern und Auftraggebern, mit denen wir entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarungen geschlossen haben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt. 

  

4. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten 

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere folgende Daten bzw. Datenkategorien: 

  

Bei Buchung: 

  

• Personalien (Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Pass- bzw Personalausweisnummer); 

• Anzahl der mitreisenden Personen, ihre Staatsangehörigkeit, Passnummer 

• Aufenthaltsgrund (geschäftlich/privat) 

• Name und Anschrift des Arbeitgebers 

• Kontaktdaten (private Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallen- den Protokolldaten; 

• Bankverbindung; 

• Finanz-Identifikationsdaten; 

• Übernachtungen mit dazugehörigem Umsatz. 

• Zum Zwecke des Qualitätsmanagements, Marketings-, Sicherheits- und ähnlichen Zwecken: 

• Aufzeichnung von Telefonanrufen für Qualitäts- und Trainingszwecke 

• Videodateien durch Überwachungskameras, die sich in öffentlichen Bereichen wie Fluren und Lobbys unserer Gebäude befinden 

  

5. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Innerhalb der Gesellschaft des Verantwortlichen erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereiche) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer Leistungen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Unter Umständen werden bestimmte Daten an alle verbundenen Gesellschaften übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgabe für die mit Unternehmen verbundenen Gesellschaften zentral wahrgenommen wird. Daneben bedient sich der Verantwortliche zur Erfüllung seiner vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister, mit denen – je nach Konstellation – ebenfalls eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. den Anforderungen nach Art. 28, 29 DS-GVO abgeschlossen worden ist. Darüber hinaus kann der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten als verantwortliche Stelle (z.B. Meldegesetz, Steuer- und Abgabengesetze etc.) erforderlich ist. Dies können z. B. sein: 

  

• • Behörden, Gemeinde, Stadt; 

• • Finanzbehörden, Gerichte, Bank (SEPA-Zahlungsträger); 

• • Stellen, um vermögenswirksame Leistungen ausbezahlen zu können; 

• • Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz 

  

6. Dauer der Datenspeicherung 

Nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten gespeichert, solange der Verantwortliche dazu gesetzlich verpflichtet ist, Art. 17 DS-GVO. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen den Verantwortlichen geltend gemacht werden können. Nach Fortfall des Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die Daten routinemäßig entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gesperrt oder gelöscht. 

  

7. Betroffenenrechte 

Betroffene Personen können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung ihrer Daten verlangen. Weiterhin besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Ferner haben sie bei erteilter Einwilligung das Recht auf Widerruf. Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den Datenschutzbeauftragten oder eine Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. 

  

Nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, unter der oben genannten Adresse widersprochen werden. Die betroffene Person hat das Recht, einer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeitet der Verantwortliche die Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben, widersprechen. Der Verantwortliche verarbeitet diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die betroffenen Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

  

Die Betroffenenrechte können gegenüber privacy@motel-one.de bzw. privacy@the-cloud-one.com geltend gemacht werden. 

 

III Informationen nach Art. 13 ff. DSGVO bei Durchführung des Digital Check-In 

 
Die folgenden Datenschutzhinweise gelten im Besonderen für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Durchführung des Digital Check-In 

  

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die 

  

Motel One GmbH 

Tegernseer Landstraße 165 

D-81539 München 

Tel: 089 / 665025-0 

Fax: 089 / 665025-50 

  

Internet: www.motel-one.com und www.the-cloud-one.com 

E-Mail: privacy@motel-one.com und privacy@the-cloud-one.com 

  

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 

Die Motel One GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen den Digital Check-In zu ermöglichen. 

  

Die Verarbeitung beruht auf Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung im Zuge des Digital Check-In-Verfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Daneben ist die Verarbeitung für die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO erforderlich. 

  

3. Kategorien der personenbezogenen Daten 

Konkret verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten für den Digital Check-In: 

  

• • Name, Vorname 

• • Geschlecht 

• • Straße und Hausnummer 

• • Wohnort 

• • E-Mail 

• • Telefonnummer 

• • Daten zum Aufenthalt (z. B. Dauer, Kosten) 

• • weitere über den Meldeschein gemäß § 30 Abs. 2 Bundesmeldegesetz erfasste personenbezogene Daten (Staatsangehörigkeit, Ausweisnummer etc.) 

  

Wenn Sie unsere Services zur Durchführung des Digital Check-In in Anspruch nehmen, werden Ihre bereits in unserem Buchungssystem vorliegenden personenbezogenen Daten auch für den Digital Check-In verwendet. Im Rahmen des Digital Check-In haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten in dem zu diesem Zweck angelegten Profil mit personenbezogenen Daten zu Ihrem Aufenthalt in einem Motel One und The Cloud One Hotels zu vervollständigen. 

  

4. Empfänger der personenbezogenen Daten 

Die benannten personenbezogenen Daten werden intern an unsere zuständigen MitarbeiterInnen sowie an unseren Dienstleister und Auftragsverarbeiter Hotelbird GmbH übermittelt. Die Datenschutzhinweise der Hotelbird GmbH finden Sie hier. 

  

5. Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer 

Ihre personenbezogenen Daten werden im Zuge des Digital Check-In nicht an Drittländer übermittelt. 

  

6. Speicherdauer 

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Eine Löschung wird nicht durchgeführt, sofern wir hinsichtlich der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Es gelten die gängigen Lösch- und Speicherfristen bei Hotelbuchungen (s. o. I. 6). 

  

7. Betroffenenrechte 

Auch hinsichtlich der Datenverarbeitungsprozesse im Rahmen des Digital Check-In stehen Ihnen die Betroffenenrechte gemäß II.7 zu. 

  Die Betroffenenrechte können gegenüber privacy@motel-one.com und privacy@the-cloud-one.com geltend gemacht werden.